Política de Privacidad y Protección de Datos

1. Responsable del tratamiento y estructura de roles

Esta Política de Privacidad regula el tratamiento de datos personales realizado a través de SIMASC, plataforma tecnológica para la gestión de expedientes de mediación, citaciones, comunicaciones, actas, cobros y servicios auxiliares al amparo de la Ley 5/2012 y de la Ley Orgánica 1/2025.

En la plataforma operan dos regímenes de responsabilidad:

A. Tratamientos propios de la plataforma (cuentas profesionales, facturación y soporte). El responsable es:

• Razón social: INSTITUTO ESPAÑOL DE MEDIACIÓN y M S.L. (SIMASC)
• Domicilio: C/ Jacinto Verdaguer, 15, Madrid (España)
• Contacto: privacidad@simasc.es / info@simasc.es

B. Gestión de expedientes de mediación. Cuando un despacho, mediador, entidad o cliente profesional utiliza SIMASC para tramitar expedientes, ese despacho actúa como Responsable del Tratamiento respecto de los datos de solicitantes, requeridos, partes invitadas, abogados, representantes y demás intervinientes. SIMASC actúa entonces como Encargado del Tratamiento (Art. 28 RGPD), conforme al Acuerdo de Encargo de Tratamiento (DPA).

La identidad y los datos de contacto del Responsable concreto se muestran en la primera capa informativa de cada formulario y en la página pública del despacho.

2. Datos personales tratados

SIMASC puede tratar las siguientes categorías:

• Identificativos: nombre, apellidos, DNI/NIE/pasaporte, NIF de personas jurídicas, firma e identificadores internos.
• Contacto: correo electrónico, teléfono, dirección postal y datos de localización asociados.
• Profesionales y organizativos: despacho, número de colegiado o registro, rol y permisos.
• Expediente de mediación: número de expediente, objeto del conflicto, cuantía, documentación aportada, fechas, actas y resultado.
• Facturación y pago: datos necesarios para suscripciones y cobro de sesiones. SIMASC no almacena numeraciones de tarjeta ni códigos de seguridad.
• Técnicos: dirección IP, navegador, registros de acceso, marcas de tiempo y metadatos de sesión necesarios para seguridad y trazabilidad.
• Comunicaciones certificadas: identificadores de envío, estados de entrega, justificantes y evidencias asociadas cuando el despacho utiliza esa función.
• Asistencia documental opcional: instrucción de activación del despacho, pregunta del usuario, proyección estructural pseudonimizada, respuesta, valoración y metadatos técnicos de uso.

Categorías especiales (Art. 9 RGPD). SIMASC no solicita de forma sistemática datos de salud, origen étnico, convicciones, orientación sexual u otras categorías especiales. La documentación del expediente puede contenerlos de forma incidental. El secreto profesional de la mediación (Ley 5/2012) es una medida de confidencialidad y no habilita por sí solo el Art. 9. Corresponde al despacho responsable documentar la base del Art. 9.2 aplicable. Activar una función opcional de la plataforma no equivale al consentimiento de la persona afectada.

3. Procedencia de los datos e información a personas invitadas

Los datos pueden obtenerse de la propia persona, del despacho responsable, de quien inicia la solicitud, de su representante o de otra parte legitimada. También se generan datos técnicos durante el uso de la plataforma.

Cuando una persona invitada no haya facilitado inicialmente sus datos, la primera comunicación identifica al despacho responsable e informa de las categorías tratadas, su procedencia, las finalidades y los derechos aplicables. Los datos marcados como obligatorios son necesarios para identificar a las partes y tramitar la solicitud; su omisión puede impedir completar el trámite.

4. Finalidades del tratamiento

• Gestión de cuentas profesionales, organizaciones y control de accesos.
• Tramitación operativa de mediaciones, convocatorias, plazos legales y archivo documental.
• Comunicaciones ordinarias de trámite y recordatorios.
• Comunicaciones certificadas y custodia de evidencias, cuando el despacho las active.
• Generación de actas, certificados y dossier del intento de mediación.
• Asistencia documental opcional para revisar estados, información pendiente, plazos ya calculados y legislación oficial, siempre bajo revisión profesional.
• Facturación de la suscripción y liquidación de honorarios o sesiones a través de la pasarela de pago.
• Seguridad, prevención del fraude, soporte e investigación de incidentes.

5. Asistencia documental opcional con IA

La función permanece desactivada hasta que un administrador del despacho la solicita expresamente en la configuración. Esa acción documenta una instrucción del despacho responsable a SIMASC como encargado; no es consentimiento de las partes ni autoriza una finalidad distinta de la gestión del expediente. El administrador puede revocarla en cualquier momento.

Cuando un usuario consulta al asistente, Scaleway SAS recibe para la inferencia generativa la pregunta, una proyección estructural pseudonimizada del expediente y, cuando resulte pertinente, fragmentos de legislación oficial. Si el despacho ha aceptado además la instrucción específica de notas y SIMASC ha habilitado ese tratamiento, también pueden enviarse notas internas ya seudonimizadas: sin importes, sin identificadores directos y delimitadas como datos del mediador, nunca como instrucciones del sistema. Mistral AI SAS recibe únicamente el texto mínimo necesario para vectorizar la búsqueda documental y el corpus legislativo público. SIMASC no adjunta documentos ni transmite automáticamente nombres, documentos de identidad, correos, teléfonos, direcciones o importes. Un saludo u otras respuestas locales no cargan notas. La aplicación aplica controles para bloquear datos identificativos y categorías especiales detectables. El usuario debe formular la pregunta sin esos datos y no debe copiar contenido de documentos.

La inferencia generativa se procesa en París (Francia). Scaleway aplica por defecto una política de no retención y no utiliza entradas o salidas para entrenar modelos; de forma excepcional puede conservar hasta dos semanas una petición completa que cause errores anómalos, perjudique el servicio o presente indicios de uso malicioso, únicamente para investigar el incidente. La vectorización documental se procesa en endpoints regionales UE/EFTA de Mistral sin retención del contenido en las llamadas sin estado utilizadas por SIMASC. Los metadatos operativos o de cuenta se tratan conforme a los DPA de los proveedores y a las salvaguardas aplicables.

SIMASC conserva las conversaciones durante un máximo de 30 días y los contadores técnicos de cuota durante un máximo de 31 días. Las respuestas pueden ser incompletas o incorrectas: no constituyen asesoramiento jurídico, no ejecutan acciones y deben ser comprobadas por el profesional. No se adoptan decisiones con efectos jurídicos sobre las partes basadas únicamente en esta función.

6. Comunicaciones certificadas y evidencias

Cuando el despacho activa comunicaciones certificadas o entrega fehaciente, autoriza a SIMASC a preparar, transmitir y consultar su estado a través de prestadores de certificación integrados.

Los documentos generados internamente por la plataforma pueden incorporar huellas técnicas de integridad. Esas huellas no constituyen por sí mismas firma electrónica cualificada ni sello cualificado de tiempo. Las garantías de fehaciencia de los envíos certificados dependen del prestador externo.

7. Bases jurídicas (Art. 6 RGPD)

Para sus tratamientos propios, SIMASC se ampara en la ejecución del contrato o medidas precontractuales (Art. 6.1.b), obligaciones legales (Art. 6.1.c), intereses legítimos de seguridad, prevención del fraude y defensa de reclamaciones (Art. 6.1.f), y el consentimiento cuando resulte exigible para cookies no esenciales.

Para los expedientes, corresponde al despacho responsable determinar y documentar la base aplicable. La activación de la asistencia documental es una instrucción contractual del despacho a SIMASC y no sustituye esa base ni la condición exigible por el Art. 9 RGPD. SIMASC no adopta decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos sobre las partes.

8. Destinatarios y transferencias

SIMASC comunica datos únicamente a proveedores necesarios para prestar el servicio: alojamiento, autenticación, pagos, correo, comunicaciones certificadas, analítica, monitorización, videollamada y agenda opcionales, copias de seguridad y, si el despacho lo activa, asistencia documental. Algunos prestadores de pago actúan como responsables independientes respecto de la operación de cobro.

El despacho responsable puede consultar la identidad, función y país de los subencargados en el DPA. El detalle de configuración técnica no se publica; se facilita al Responsable que lo solicite.

La base de datos principal y el almacenamiento documental de Supabase se alojan en eu-central-2, Zúrich (Suiza). Suiza cuenta con una decisión de adecuación de la Comisión Europea, por lo que este flujo se asimila a una transmisión intra-UE a efectos del Capítulo V del RGPD. Cuando otro proveedor opera fuera del EEE y no existe una decisión de adecuación, SIMASC exige salvaguardas adecuadas —cláusulas contractuales tipo y adhesión al Data Privacy Framework cuando aplique— y cifrado en tránsito. Puede solicitar información sobre esas garantías en privacidad@simasc.es.

9. Conservación, bloqueo y supresión

Para los datos de expedientes, el despacho responsable determina y documenta los plazos de conservación. Puede instruir a SIMASC la supresión o devolución escribiendo a privacidad@simasc.es. SIMASC ejecutará la instrucción salvo norma que exija conservar o bloquear determinada información.

Los datos tratados por SIMASC como responsable (cuentas, facturación, soporte y seguridad) se conservan mientras resulten necesarios para esas finalidades y para atender obligaciones legales.

10. Seguridad

SIMASC aplica medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo: cifrado en tránsito y en reposo, aislamiento lógico entre organizaciones, control de accesos, cifrado de credenciales técnicas, registro de auditoría y copias de seguridad con acceso restringido. El detalle operativo de esas medidas se documenta internamente y se pone a disposición del Responsable en el marco de auditorías o solicitudes del Art. 28 RGPD.

11. Derechos de las personas interesadas

Puede ejercer acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición en privacidad@simasc.es. En expedientes, el derecho de supresión de actas o documentos oficiales puede estar condicionado a los plazos de custodia y prescripción previstos en la Ley 5/2012 y en la Ley Orgánica 1/2025.

También puede reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos.