Cómo acreditar la localización del solicitado en un MASC: burofax y correo electrónico certificado

La Ley Orgánica 1/2025 refuerza la importancia de acreditar el intento de negociación previo en numerosos asuntos civiles y mercantiles. Pero no basta con afirmar que se contactó con el solicitado: debe poder demostrarse el intento de comunicación, preservando siempre la confidencialidad de la solicitud y de la negociación.

El problema: no basta con decir “le envié un email”

Un solicitante quiere iniciar una mediación o cualquier otro MASC. Se remite una invitación al solicitado, pero este no responde, la comunicación no se entrega o resulta imposible localizarlo.

En ese momento, el profesional necesita acreditar qué actuación realizó: a quién se dirigió, por qué canal, cuándo la envió y cuál fue el resultado. No se trata de revelar las propuestas, pretensiones o condiciones planteadas en la solicitud.

La clave es acreditar la naturaleza de la comunicación: que se trataba de una invitación a negociar o a participar en un MASC.

PIMASC contempla expresamente los casos de intento de MASC infructuoso cuando no se obtiene respuesta de la otra parte o se desconoce su domicilio o el medio por el que puede ser requerida.

Qué debe acreditarse

La evidencia debe permitir demostrar el intento de comunicación sin exponer el contenido confidencial de la solicitud o de una eventual negociación.

Conviene conservar:

• Identidad del solicitante y del solicitado.
• Domicilio postal o dirección electrónica utilizada.
• Fuente de la que procede ese dato de contacto.
• Naturaleza de la comunicación: invitación a negociar o a iniciar un MASC.
• Fecha y hora del envío.
• Medio utilizado: burofax, correo electrónico certificado u otro canal trazable.
• Resultado de entrega: entregado, rechazado, ausente, desconocido, dirección incorrecta, no recibido o sin respuesta.
• Fecha de recepción, cuando conste.
• Incidencias producidas y actuaciones posteriores.
• Justificante de envío, entrega o intento de entrega.

No es necesario —ni recomendable— incorporar al justificante el contenido íntegro de la solicitud. La evidencia debe acreditar el intento, no desvelar las posiciones negociadoras.

Confidencialidad: qué no debe incluirse

La confidencialidad es una garantía esencial de los MASC. Por ello, la documentación destinada a acreditar el requerimiento debe limitarse a los datos necesarios para demostrar que la comunicación existió y cuál fue su resultado.

Evita incorporar en certificados, actas o justificantes:

• Propuestas económicas o condiciones de acuerdo.
• Reconocimientos de hechos o responsabilidad.
• Argumentos jurídicos desarrollados para negociar.
• Información sensible no necesaria para identificar el conflicto.
• Mensajes intercambiados durante la negociación.
• El contenido íntegro de la solicitud inicial.

La solicitud puede identificar de forma sucinta el asunto y expresar que se invita a la otra parte a iniciar un proceso MASC. Pero la prueba posterior debe centrarse en su naturaleza, envío y resultado.

Burofax: acreditar envío y entrega

El burofax es especialmente útil cuando se dispone de un domicilio fiable del solicitado. Permite dejar constancia del envío y del resultado de la entrega mediante un canal formal y trazable.

Para usarlo correctamente en un expediente MASC:

• Dirígelo al domicilio más actualizado y justificable disponible.
• Identifica a las partes y la referencia interna del expediente.
• Indica que se remite una invitación a negociar o a participar en un MASC.
• Facilita un canal claro para responder.
• Establece un plazo razonable de respuesta.
• Solicita una certificación de envío y del resultado de entrega.
• Conserva el justificante y las incidencias, sin divulgar el contenido confidencial de la solicitud.

El resultado debe registrarse tal como se produzca: entregado, rehusado, ausente, desconocido o dirección incorrecta. No son situaciones equivalentes y pueden ser relevantes al documentar la diligencia realizada.

Correo electrónico certificado: rapidez con trazabilidad

El correo electrónico certificado puede ser una alternativa eficaz cuando se dispone de una dirección electrónica atribuible al solicitado, por ejemplo, porque figura en un contrato, en comunicaciones previas o en una relación profesional.

No debe confundirse con un email ordinario ni con una simple confirmación de lectura. El objetivo es contar con una evidencia independiente del envío, de las marcas temporales y del resultado técnico de la comunicación.

La comunicación debe incluir:

• Identificación de las partes.
• Referencia interna del expediente.
• Naturaleza de la comunicación: invitación a negociar o a iniciar un MASC.
• Medio para responder o contactar.
• Plazo concedido para hacerlo.

No debe incorporar propuestas, posiciones o condiciones de negociación en la evidencia destinada a acreditar el requerimiento.

Si el mensaje rebota, la dirección deja de existir o no puede vincularse razonablemente al solicitado, registra la incidencia y valora utilizar otros datos de contacto disponibles.

Cuándo usar cada medio

| Situación | Medio recomendado | Qué acreditar | |---|---|---| | Se dispone de un domicilio fiable | Burofax | Envío, destinatario y resultado de entrega | | Se dispone de un email atribuible al solicitado | Correo electrónico certificado | Envío, dirección usada, sellado temporal y resultado técnico | | Hay domicilio y correo electrónico fiables | Ambos canales | Actuaciones y resultados de cada vía | | No se dispone de un medio fiable | Documentar la búsqueda diligente | Datos disponibles, fuentes consultadas e imposibilidad de contacto |

La elección del canal debe ser proporcionada y coherente con los datos disponibles. Lo importante es que permita acreditar una actuación diligente, trazable y respetuosa con la confidencialidad.

Errores frecuentes

• Pretender acreditar el contenido íntegro de la solicitud, en vez de su naturaleza.
• Incorporar propuestas o posiciones negociadoras al justificante.
• Usar un email ordinario y conservar únicamente una captura de pantalla.
• No registrar de dónde se obtuvo el domicilio o correo electrónico.
• No guardar la evidencia de envío y el resultado de entrega.
• Confundir “sin respuesta” con “no localizado”.
• Registrar un intento fallido sin indicar la fecha de la primera comunicación.
• No documentar los intentos de contacto alternativos cuando el primer canal falla.

PIMASC contempla el intento de MASC infructuoso, entre otros supuestos, cuando transcurren 30 días naturales desde la recepción de la solicitud inicial sin contacto dirigido a alcanzar un acuerdo o sin respuesta por escrito, así como cuando se desconoce el domicilio o medio para requerir a la parte demandada.

Del requerimiento al expediente

Un flujo documental sólido debería seguir estos pasos:

1. Registrar los datos conocidos del solicitado y la fuente de cada dato.
2. Escoger el medio de comunicación más adecuado.
3. Generar una invitación cuya naturaleza quede claramente identificada.
4. Enviar la comunicación por un canal trazable.
5. Guardar los justificantes de envío y resultado en el expediente.
6. Registrar fechas, incidencias y actuaciones posteriores.
7. Emitir el acta, certificado o informe de conclusión que corresponda.

PIMASC permite informar conclusiones asociadas a procesos MASC y descargar justificantes con la información registrada; al informar una conclusión sin acuerdo, solicita datos como la fecha de primera comunicación, la fecha de no acuerdo y el motivo.

Cómo ayuda SIMASC

Gestionar estos elementos entre correos, justificantes postales, PDFs y carpetas dispersas aumenta el riesgo de perder una prueba relevante o revelar más información de la necesaria.

SIMASC permite centralizar el expediente, registrar los datos de contacto del solicitado, documentar los intentos de comunicación y asociar los justificantes de envío o entrega. Así, el profesional puede acreditar la localización o el intento diligente de contacto sin comprometer la confidencialidad del proceso.

Acredita el intento, no el contenido confidencial de la negociación. Organiza desde el primer contacto la trazabilidad de las comunicaciones con SIMASC.